副業を始めたら帳簿は必要？会社員でも知っておきたい記帳の基本

副業を始めると、「帳簿ってつけないといけないの？」と迷う方は多いのではないでしょうか。会社員だから関係ない、副業の所得が20万円以下なら何もしなくてよい、と考えている方もいるかもしれません。しかし、帳簿や書類の保存が必要かどうかは、「副業かどうか」だけで一律に決まるわけではありません。

この記事では、副業を始めたときに帳簿が必要になるケース、20万円という基準の意味、帳簿に記録する内容、無理なく続けるための方法を解説します。会計事務所で記帳実務に携わってきた経験も交えますが、個別の所得区分や税務判断については、税理士や税務署へ確認してください。

結論｜副業でも所得の種類によって帳簿と書類保存が必要

副業であっても、所得の種類によっては帳簿の作成と保存が必要です。会社員であること自体は、記帳義務がなくなる理由にはなりません。

また、「副業の所得が20万円以下」という基準は、一定の給与所得者における所得税の確定申告に関するもので、記帳・書類保存や住民税の申告とは別です。制度上の義務があるか判断できない段階でも、最初の取引から売上と経費を記録し、領収書や請求書を残しておくと安心です。

会社員かどうかではなく所得の種類で考える

帳簿が必要かどうかを考えるときは、会社員かどうかではなく、その副業による所得がどの種類に該当するかを確認します。副業による所得は、活動の実態によって事業所得や業務に係る雑所得などに区分されます。

事業所得に当たるか、業務に係る雑所得に当たるかは、営利性や継続性、活動の規模、事業としての実態、帳簿書類の保存状況などを踏まえて総合的に判断されます。「収入が300万円を超えているか」といった一つの数字だけで、機械的に決まるものではありません。

同じような副業でも、活動状況によって所得区分が変わる可能性があります。自分の副業がどの所得に該当するか判断が難しい場合は、税理士や税務署へ確認しましょう。

事業所得に該当する場合は白色申告でも記帳が必要

事業所得、不動産所得または山林所得を生ずべき業務を行う方は、帳簿への記帳と帳簿書類の保存が必要です。これは青色申告をする方だけの制度ではなく、白色申告をする方も対象になります。

また、その年の所得税の確定申告が必要ない場合でも、記帳・保存義務までなくなるわけではありません。「申告書を提出する必要があるか」と「帳簿や書類を保存する必要があるか」は、分けて考える必要があります。

保存期間は帳簿や書類の種類によって異なります。収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は原則7年、その他の帳簿や請求書、領収書などは原則5年です。すべての書類が一律に同じ期間ではないため、保存する際は国税庁の案内も確認しましょう。

業務に係る雑所得は扱いが異なる

業務に係る雑所得は、原則として事業所得と同じ記帳制度の対象ではありません。ただし、収入金額によっては書類の保存や、確定申告書への書類添付が必要になります。

その年の前々年分の業務に係る雑所得の収入金額が300万円を超える場合は、請求書や領収書などのうち、現金や預貯金の動きに関係する書類を5年間保存する必要があります。

また、前々年分の収入金額が1,000万円を超える方が確定申告書を提出する場合は、収支内訳書など、総収入金額や必要経費の内容を記載した書類の添付が必要です。

一方、前々年分の収入金額が300万円以下だからといって、売上や経費の記録を何も残さなくてよいわけではありません。法的な保存義務の有無とは別に、所得を正しく計算するため、売上や経費、その裏づけとなる書類を残しておくことが実務上おすすめです。

「副業の所得が20万円以下なら何もしなくてよい」は誤解

20万円以下という基準は、一定の給与所得者について、所得税の確定申告が必要かどうかを判断する基準です。帳簿や書類の保存、住民税の申告まで、すべて不要になるという意味ではありません。

20万円以下は所得税の確定申告に関する基準

給与を1か所から受け、その給与の全部が源泉徴収の対象となる一定の給与所得者は、給与所得と退職所得以外の所得金額の合計が20万円以下であれば、所得税の確定申告が不要になる場合があります。

ここで基準になるのは、副業の「売上」ではなく「所得」です。たとえば、売上が30万円、必要経費が15万円であれば、所得は15万円になります。

ただし、医療費控除や寄附金控除などを受けるために確定申告をする場合は、20万円以下の副業所得も含めて申告する必要があります。また、給与を2か所以上から受けている場合などは条件が異なるため、「20万円以下なら必ず申告不要」とは限りません。

確定申告が不要でも記帳・保存義務は別

所得税の確定申告が不要になったとしても、記帳や書類保存の義務までなくなるとは限りません。

副業による所得が事業所得などに該当する場合は、所得税の確定申告が不要でも記帳と帳簿書類の保存が必要です。業務に係る雑所得についても、前々年分の収入金額が300万円を超える場合は、現金預金取引等関係書類を保存しなければなりません。

「所得税の確定申告書を提出するか」と「日々の取引を記録し、書類を保存するか」は別の話です。20万円という数字だけを見て、帳簿や領収書を処分しないようにしましょう。

住民税の申告は自治体へ確認する

所得税の確定申告が不要でも、市区町村への住民税の申告が別途必要になる場合があります。「副業の所得が20万円以下だから、住民税についても何もしなくてよい」とは限りません。

所得税の確定申告をした場合は、その情報が市区町村へ送られるため、通常は住民税の申告を別に行う必要はありません。所得税の確定申告をしない場合は、お住まいの市区町村の案内を確認しましょう。

副業の帳簿には何を記録する？

帳簿には、取引がいつ発生し、誰と、どのような内容の取引を行い、いくらの金額が動いたのかを記録します。売上や経費を記録するだけでなく、領収書や請求書など、その内容を確認できる書類も整理しておきましょう。

売上について記録する内容

売上については、少なくとも取引年月日、取引先、取引内容、売上金額が分かるように記録します。

• 取引年月日
• 取引先や販売先
• 商品やサービスの内容
• 売上金額

入金日、入金方法、未入金の有無についても記録しておくと、資金管理や入金漏れの確認に役立ちます。ただし、これらはすべてが帳簿の法定記載事項というわけではなく、実務上記録しておくと便利な項目です。

会計事務所で記帳実務に携わっていると、売上額と実際の入金額が一致しないケースをよく目にします。振込手数料や決済サービスの手数料が差し引かれて入金されることがあるためです。

このような場合は、通帳へ振り込まれた金額だけを売上として記録するのではなく、原則として手数料を差し引く前の売上額を把握し、手数料を別に処理します。

安全協力会費や材料代などが相殺されている場合もありますが、これらは取引内容によって処理が異なる可能性があります。明細を確認しても判断できない場合は、税理士などの専門家へ確認してください。

経費について記録する内容

経費についても、取引年月日、支払先、支払内容、金額が分かるように記録します。支払方法や事業との関係、領収書などの保存場所も記録しておくと、後から確認しやすくなります。

• 取引年月日
• 支払先
• 支払内容
• 金額
• 支払方法
• 事業との関係
• 領収書や請求書の保存場所

経費で特に注意したいのが、クレジットカード明細の扱いです。会計事務所で記帳していると、明細に店名しか表示されておらず、何を購入したのか分からないことが少なくありません。

購入内容が分からなければ、その支払いが事業に関係するものか判断しにくくなります。消費税の区分を確認するための情報も不足するため、カード明細だけに頼らず、レシートや請求書も残しておくことが重要です。

なお、個別の支出を経費にできるか、どの消費税区分で処理するかは、取引内容や事業の状況によって異なります。判断が難しい場合は、税理士などの専門家へ確認してください。

簡易な記帳方法も認められている

白色申告者の記帳では、すべての取引を必ず一件ずつ細かく記載しなければならないわけではありません。国税庁は、日々の合計額をまとめて記載するなど、簡易な方法も案内しています。

たとえば、少額な現金売上は日々の合計額で記載できます。請求書の控えなどで取引内容を確認できる場合は、一定期間分をまとめて記載できることもあります。経費についても、項目ごとに日々の合計額を記載する方法が認められています。

ただし、どこまでまとめて記載できるかは取引内容によって異なります。簡易な記帳方法を利用する場合は、国税庁の「帳簿の記帳のしかた」も確認しましょう。

副業の帳簿を後回しにすると困ること

帳簿を後回しにすると、確定申告前の作業が増えるだけでなく、取引内容や利益の状況も分かりにくくなります。取引件数が少ないうちから、こまめに整理する習慣をつけておくことが大切です。

取引内容を思い出せなくなる

記帳は、できれば毎週、遅くとも月1回のペースで行うのがおすすめです。1か月以上空くと、何のために支払ったのか、どの売上に対応する入金なのかといった記憶が曖昧になりやすくなります。

時間が経つほど、通帳やカード明細、レシートを確認する作業そのものも億劫になりがちです。特にカード明細には店名しか表示されないことがあり、記憶が薄れてから見返しても、購入内容を判断できない場合があります。

取引が少ない時期ほど「あとでまとめてやればよい」と考えやすいですが、件数が少ないうちに処理したほうが、1回あたりの負担は小さくなります。

私用と事業用の支払いが混ざる

私用と事業用の支払いを同じ銀行口座やクレジットカードで管理していると、どの取引が副業に関係するものか、一件ずつ確認しなければなりません。

同じ口座やカードを使うこと自体が直ちに法律違反になるわけではなく、分けていないから経費として認められないというわけでもありません。ただし、実務上は私用と事業用を分けておいたほうが、入出金の確認や記帳が格段にしやすくなります。

新しく事業専用の口座やカードを作るのが難しい場合は、現在持っているもののうち一つを、副業用として使い分ける方法もあります。

確定申告前に作業が集中する

帳簿を長期間つけていないと、確定申告の直前になって、通帳、カード明細、請求書、領収書、メール、通販サイトの注文履歴などをまとめて確認することになります。

資料がそろっていたとしても、数か月前の取引内容を一つずつ思い出すのは簡単ではありません。不明な取引が増えるほど、確認のためにかかる時間も長くなります。

毎週または月1回のペースで処理しておけば、確定申告前に一年分をまとめて整理する必要がなくなり、申告準備の負担を減らせます。

利益が出ているか分からなくなる

帳簿をつけていないと、副業でどれくらい利益が出ているのかも分かりません。売上が増えていても、経費が多ければ、実際にはほとんど利益が残っていないこともあります。

利益を確認するには、売上だけでなく、経費、未入金の売上、これから支払う費用なども把握する必要があります。

帳簿は、税金を計算するためだけのものではありません。副業を続けるべきか、価格設定を見直すべきか、経費を使いすぎていないかといった採算を確認する材料にもなります。

副業を始めたら最初に整えたい4つのこと

副業を始めた直後から、完璧な帳簿を作る必要はありません。まずは、お金や書類が混ざらない仕組みと、定期的に記帳する習慣を整えましょう。

1．事業用の銀行口座やカードを分ける

副業に使う銀行口座やクレジットカードを分けると、入出金を把握しやすくなります。

法律上、必ず専用口座やカードを用意しなければならないわけではありません。ただし、私用の買い物と副業の支払いが同じ明細に並んでいると、記帳するたびに取引内容を確認する必要があります。

新しく口座やカードを作らなくても、現在使っているものの一つを副業用に決めて、私用では使わないようにするだけでも整理しやすくなります。

2．売上の入金先を決める

売上の入金先も、できるだけ一つにまとめておくと確認が楽になります。銀行口座、決済サービス、販売サイトなど、複数の場所に売上が入る場合は、どこにいくら入金されるのかを把握できるようにしておきましょう。

決済サービスを利用すると、手数料が差し引かれた金額が振り込まれることがあります。そのため、実際の入金額だけを見て売上を記録すると、売上額を少なく計上してしまう可能性があります。

販売画面や請求書などで売上総額を確認し、入金額との差額が手数料などによるものかを確認できるようにしておきましょう。

3．レシート・請求書の保存場所を決める

レシートや請求書は、受け取った時点で保存場所を決めておくと紛失しにくくなります。

紙のレシートや請求書は、月別の封筒やファイルにまとめる方法が分かりやすいでしょう。細かく分類しすぎると続かなくなるため、最初は月ごとに分ける程度でも構いません。

メールやWebサイトから受け取った電子データについても、月別フォルダなど、保存場所を統一しておきます。ファイル名に日付や取引先名を入れておくと、後から検索しやすくなります。

クレジットカード明細には購入した店名しか表示されず、具体的な商品やサービスの内容が分からないことがあります。カード明細だけで済ませず、レシートや請求書も残しておきましょう。

4．毎週または月1回、記帳する日を決める

記帳を続けるには、「時間があるときにやる」のではなく、あらかじめ作業する日を決めることが重要です。

できれば毎週、遅くとも月1回を目安にしましょう。たとえば、毎週日曜日、毎月末、給料日の翌日など、忘れにくい日を決めておくと習慣化しやすくなります。

取引件数が少ない月でも、通帳やカード明細、レシートを確認しておけば、長期間放置するのを防げます。一年分をまとめて処理するより、短い時間でこまめに進めるほうが負担は少なくなります。

ノート・Excel・会計ソフトのどれで記帳する？

帳簿は、必ず会計ソフトで作らなければならないわけではありません。取引量や表計算ソフトの経験、簿記の知識などに合わせて、続けやすい方法を選びましょう。

方法	向いている人	メリット	注意点
ノート・手書き	取引が非常に少ない人	費用をかけず始めやすい	集計、修正、検索に手間がかかる
Excel・スプレッドシート	表計算に慣れている人	自分に合わせて管理できる	計算式や形式を自分で整える必要がある
会計ソフト	継続的に取引がある人	集計や口座連携を効率化しやすい	初期設定や簿記の基礎理解が必要

会計ソフトは必須ではない

会計ソフトの利用は法律上の義務ではありません。取引件数が非常に少ないうちは、ノートやExcel、スプレッドシートを使う方法もあります。

どの方法を選んでも、取引年月日、相手方、内容、金額など、必要な情報を記録し、領収書や請求書などを保存することに変わりはありません。

ただし、取引件数が増えてくると、手書きやExcelでは集計や確認に時間がかかります。今後、副業の規模を大きくする予定がある場合は、早い段階で会計ソフトを使い始める方法もあります。

会計ソフトを入れただけでは記帳は終わらない

会計ソフトを導入すれば、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込めることがあります。しかし、取り込まれた取引をそのまま登録すれば、必ず正しい帳簿が完成するわけではありません。

会計事務所で記帳実務に携わっていると、会計ソフトを導入していても、借方・貸方や、貸借対照表・損益計算書の項目といった簿記の基礎が分からず、処理に迷うケースを見かけます。

たとえば、口座からお金が出ていることは分かっても、その取引が経費なのか、資産の購入なのか、私用の支払いなのかは、明細だけでは判断できません。私用と事業用の取引が混在していれば、一件ずつ内容を確認する必要もあります。

簿記を最初から完璧に理解する必要はありませんが、会計ソフトを使う場合でも、基本的な仕組みを少しずつ学ぶことは大切です。判断できない取引が多い場合は、税理士や記帳代行サービスなどへ相談する方法もあります。

電子データで受け取った領収書・請求書にも注意する

メールやWebサイトから受け取った領収書や請求書などの電子取引データは、紙の書類とは保存方法が異なる場合があります。

所得税法上、帳簿書類を保存する義務がある方が、注文書、契約書、請求書、領収書などを電子データで受け取った場合は、原則としてその電子データを保存する必要があります。

対象となるのは、事業所得、不動産所得または山林所得がある方や、業務に係る雑所得について前々年分の収入金額が300万円を超える方などです。

たとえば、メールに添付された請求書のPDFや、Webサイトからダウンロードした領収書は、印刷した紙だけではなく、元の電子データも保存する必要があります。

保存方法には、改ざんを防止するための措置や、日付・金額・取引先で検索できるようにする要件などがあります。ただし、事業者の状況に応じた緩和措置もあるため、詳しい条件については国税庁の最新情報を確認してください。

副業の帳簿はいつから始めればいい？

副業の帳簿は、所得が20万円を超えてからではなく、最初の取引が発生した時点から始めるのがおすすめです。

副業を始めたばかりの段階では、最終的にどれくらいの売上や所得になるか分かりません。申告が必要になるか判断できない時期でも、売上や経費の記録と書類の保存は続けておきましょう。

数か月分の取引を後からさかのぼって整理するより、取引が発生した時点で記録するほうが正確です。特に、何のために支払った費用かは、時間が経つほど思い出しにくくなります。

最初から複雑な帳簿を完璧に作る必要はありません。まずは売上、経費、レシートや請求書を整理し、できれば毎週、遅くとも月1回のペースで記帳するところから始めましょう。

副業の帳簿についてよくある質問

副業の収入が少なくても帳簿は必要ですか？

収入の金額だけでは判断できません。副業による所得が事業所得などに該当する場合は、収入が少なく、所得税の確定申告が不要であっても、記帳と帳簿書類の保存が必要です。所得区分の判断が難しい場合は、税理士や税務署へ確認してください。

副業の所得が20万円以下なら何も残さなくてよいですか？

20万円以下という基準は、一定の給与所得者における所得税の確定申告に関するものです。記帳・保存義務や住民税の申告とは別に考える必要があります。法的な保存義務がない場合でも、所得を計算するため、売上や経費、その裏づけとなる書類を残しておくことをおすすめします。

領収書だけ保存すれば帳簿の代わりになりますか？

領収書は、支払いの内容を確認するための証拠書類ですが、帳簿の代わりにはなりません。帳簿には取引年月日、相手方、内容、金額などを記録し、領収書や請求書はその裏づけとして保存します。

副業専用の銀行口座やカードは必須ですか？

法律上、必ず専用の口座やカードを用意しなければならないわけではありません。ただし、私用と事業用を分けておくと、入出金の確認や記帳がしやすくなります。実務上は、できるだけ分けて管理することをおすすめします。

会計ソフトは最初から必要ですか？

会計ソフトは必須ではありません。取引件数が少なければ、ノートやExcel、スプレッドシートでも記帳できます。ただし、取引が増えると集計や確認に手間がかかるため、今後の規模や自分の簿記知識に合わせて選びましょう。

まとめ｜副業でも最初の取引から記帳と書類保存を始める

副業でも、所得の種類によっては帳簿の記帳と書類の保存が必要です。事業所得、不動産所得または山林所得に該当する場合は、白色申告であっても記帳と帳簿書類の保存が求められます。

業務に係る雑所得についても、前々年分の収入金額が300万円を超える場合は、現金預金取引等関係書類を5年間保存しなければなりません。また、20万円以下という基準は、一定の給与所得者の所得税の確定申告に関するものであり、帳簿や書類の保存、住民税の申告要否とは別の話です

制度上の義務があるかどうかにかかわらず、最初の取引から売上と経費を記録し、レシートや請求書を残しておくと、後から慌てずに済みます。私用と事業用の銀行口座やカードも、できるだけ分けておきましょう。

記帳は、できれば毎週、遅くとも月1回が目安です。最初から完璧な帳簿を作ろうとするより、無理なく続けられる仕組みを整えることから始めてみてください。