会計ソフトを導入したものの、何を入力すればいいのか分からず、そのまま操作が止まってしまっている方は少なくありません。freeeやマネーフォワード、弥生などを契約し、銀行口座やクレジットカードとの連携までは終えたのに、そこから先どう進めればいいのか分からず、入力が数か月止まっている、というケースもよく見られます。
会計ソフトを入れれば自動で経理が終わるわけではありません。ただし、止まってしまう原因のほとんどは決まったパターンに当てはまります。この記事では、会計ソフトの使い方がわからなくなる主な原因と、止まっている状態から立て直すために最初に見直したい7つのポイントを、実務での経験を踏まえて順番に整理します。
- 会計ソフトを導入しても使いこなせなくなる主な原因
- 会計ソフトを使えていない人が最初に見直すべき7つのポイント
- 数か月入力を放置してしまった場合の立て直し方
- 簿記を知らなくても会計ソフトを使えるかどうかの考え方
結論｜会計ソフトは「入れただけ」では使えるようにならない
結論からお伝えすると、会計ソフトは入力や集計を効率化する道具であり、導入しただけで正しい帳簿が自動的に完成するわけではありません。取引内容の判断や、連携データの確認・登録は、どうしても人の手で行う必要があります。
簿記を完璧に覚えてから使い始める必要はありませんが、最低限の入力ルールを理解しておかないと、途中でどこを直せばいいのか分からなくなり、そのまま放置してしまいやすくなります。実務では、口座やカードを連携しただけで安心し、その後の明細をそのままにしてしまっているケースを見かけることがあります。まずは「連携すること」と「帳簿に登録すること」は別の作業だと理解しておくことが、最初の一歩になります。
会計ソフトの使い方がわからなくなる主な原因
会計ソフトの使い方がわからなくなる原因には、いくつかの共通したパターンがあります。ここでは代表的な4つを見ていきます。
- そもそも仕訳のやり方が分からない
- 口座やカードを連携しただけで安心してしまう
- 現金の動きだけを基準に入力してしまう
- カード明細と領収書を両方入力してしまう
そもそも仕訳の考え方がわからない
結論として、操作方法が分かることと、仕訳の考え方が分かることは別の話です。ボタンを押すことはできても、その取引をどう入力すればいいのか判断できず、手が止まってしまうケースがあります。
実務では、簿記を勉強したことがなく、仕訳のやり方自体が分かっていないケースを見てきました。この場合、操作方法だけを説明しても解決せず、「この取引は何に当たるのか」という基本的な考え方から確認する必要があります。
簿記を知らなくてもソフトの操作自体はできますが、それは「会計の知識がまったく必要ない」という意味ではありません。借方・貸方の仕組みを細かく覚える必要はありませんが、よく使う取引について「何を、どちらに入力するのか」という最低限のパターンを押さえておくと、入力の迷いはかなり減ります。
口座連携しただけで終わったと思っている
結論として、口座やカードの連携と、帳簿への登録が完了することは同じではありません。連携はあくまで明細を取り込む入り口であり、その後の確認や登録の作業が別途必要です。
実務では、銀行口座を会計ソフトに連携しただけで安心し、その後の明細を取り込んだり処理したりせず、そのまま放置しているケースがありました。連携が済んだ時点で「経理が終わった」と感じてしまいやすいのですが、実際には明細を1件ずつ確認し、内容に応じて登録する工程が残っています。ソフトによって確認画面の名称は異なるため、未処理の明細がどこに表示されるかは、各社の公式ヘルプで確認しておくと安心です。
現金の入出金だけを基準に入力している
結論として、売上や経費は、入金日・支払日だけを基準に機械的に入力すればよいとは限りません。取引の内容によっては、実際にお金が動いた日と、計上すべきタイミングがずれることがあります。
実務では、現金の入出金を基準に売上や経費を入力しており、売上をいつ計上するのかという実現主義の考え方や、経費をいつ計上するのかという発生主義の考え方が十分に理解されていないケースを見てきました。たとえば、月末に商品を納品して翌月に入金があった場合、単純に入金日だけを見て売上を計上するのではなく、取引の実態に応じて計上時期を判断する必要があります。
なお、事業所得の収入金額は、原則として入金があった時点だけで決まるわけではありません。一定の要件を満たし届出をした小規模な青色申告者等には、現金主義による所得計算の特例が認められる場合もありますが、個別の判断は税理士などの専門家に確認することをおすすめします。
カード明細と領収書を両方入力している
結論として、クレジットカードの明細から経費を登録した取引について、同じ内容のレシートや領収書を別途入力すると、二重計上になってしまう可能性があります。
実務では、カード明細から経費を登録したうえで、同じ取引の領収書をもう一度入力し、経費が二重に計上されているケースがありました。会計ソフトへの取引登録は重複させないことが重要です。一方、領収書やレシートなどの証憑は、カード明細から取引を登録した場合でも必要に応じて保存します。
これは、領収書そのものが不要という意味ではありません。証憑として領収書やレシートを保存しておくことと、その取引を会計ソフトへ登録することは、別の話として整理しておくとよいでしょう。
会計ソフトを使えていない人が最初に見直す7つのこと
結論として、会計ソフトを使えていない状態から立て直すときは、いきなり全体を完璧にしようとせず、以下の順番で確認していくと進めやすくなります。
1．まず「何を入力するのか」を理解する
最初に確認したいのは、日常的にどんな取引が発生しているかを整理することです。
事業でよく発生する取引には、売上、仕入や経費の支払い、現金でのやり取り、預金口座の入出金、クレジットカードでの支払いなどがあります。この程度の分類が分かれば十分で、簿記用語を大量に覚える必要はありません。よく使う取引から少しずつ「これは何に当たるのか」が分かるようになれば、入力の迷いは自然と減っていきます。
2．事業用の銀行口座・カードを整理する
次に見直したいのが、事業用と私用のお金の流れが混ざっていないかという点です。
事業用と私用の口座やカードが混ざっていると、1件ずつ「これは事業の取引かどうか」を確認する手間が増え、入力全体が重く感じられる原因になります。事業用口座は分けるべき？お金の流れがすっきりする理由でも触れていますが、事業用の口座やカードを分けておくと、確認作業がシンプルになります。
3．銀行口座・カードの連携状況を確認する
次に、口座やカードが「連携済みかどうか」だけでなく、その先の状態まで確認します。
具体的には、明細がきちんと取得されているか、未処理のまま残っている明細がないか、内容を確認したうえで登録できているか、という3点を見ていきます。ソフトによって画面の名称や操作方法は異なるため、公式ヘルプで未処理の明細の表示場所を確認しておくと安心です。
4．仕訳・勘定科目の最低限のルールを覚える
簿記をすべて勉強してからでなければ会計ソフトを使えない、ということはありません。
まずは、よく使う取引についてだけ、勘定科目や入力方法のルールをそろえていく考え方で十分です。同じような取引について、その都度違う科目を使ってしまうと、後から集計したときに数字が正しく把握しにくくなります。頻繁に発生する取引から少しずつルールを固めていけば、無理なく続けやすくなります。
5．売上と経費を計上するタイミングを確認する
お金が動いた日だけを基準にすればよいとは限らない、という点も改めて確認しておきたいポイントです。
前述のとおり、入金日と計上すべきタイミングがずれる取引もあります。金額が大きい取引や月をまたぐ取引は、計上時期を機械的に決めず、契約内容や実態を踏まえて確認する習慣をつけておくと安心です。判断に迷う場合は税理士などの専門家に相談してください。
6．自動連携と手入力を重複させない
クレジットカードの自動連携と、レシート・領収書からの手入力を、同じ取引について両方行っていないか確認します。
前述のとおり、カード明細から経費を登録したうえで、同じ取引の領収書を別途入力してしまうと、経費が二重に計上されてしまいます。カード明細から取引を登録する場合は、同じ取引を領収書からもう一度登録しない、というルールを決めておくと、重複を防ぎやすくなります。
7．入力したら残高まで確認する
入力件数が増えてきたら、最後に帳簿上の残高を確認します。
入力さえ終えていれば安心、というわけではありません。銀行口座やクレジットカードの実際の残高と、会計ソフト上の残高がずれていないかを確認することで、入力漏れや二重計上などのミスに気づきやすくなります。細かい照合の手順まで完璧にする必要はありませんが、大きなずれがないかを定期的に確認する習慣をつけておくとよいでしょう。
数か月放置してしまった場合はどうする？
数か月分の入力が滞っていても、「もう手遅れ」ということはありません。古い月から順番に整理していけば、立て直すことは十分可能です。
- どの月まで処理できているか確認する
- 銀行・カード明細、領収書、請求書などをそろえる
- 未処理の明細を確認する
- 古い月から順番に登録する
- 最後に残高や二重計上を確認する
処理する量が多く、自分だけで進めるのが難しいと感じる場合は、記帳代行など外部のサポートを利用する方法もあります。どこまで自分でできそうか整理したうえで、無理のない方法を選ぶとよいでしょう。
簿記を知らなくても会計ソフトは使える？
結論としては、簿記を知らなくても会計ソフトの操作自体は可能ですが、正しい帳簿を作るためには、最低限の会計の考え方を理解しておいたほうが安心です。
簿記資格を取ることが必須というわけではありませんが、簿記の知識が一切不要というわけでもありません。よく使う取引について、何をどちらに入力するのかという最低限のパターンを理解しておくと、入力中の迷いや、後からの修正作業を減らすことができます。ソフトを選ぶ段階から押さえておきたいポイントは、クラウド会計ソフトとは？メリット・デメリットと失敗しない選び方を解説でも整理しています。
それでも会計ソフトの使い方がわからないときの対処法
ここまでの内容を確認しても解決しない場合は、以下の対処法を順番に検討してみてください。
- 会計ソフトの公式ヘルプを確認する
- 各社が提供しているサポートを利用する
- よく使う取引について、基本的な簿記を学んでみる
- 税務判断が必要な内容は、税理士などの専門家に確認する
- 自分で入力を続けるのが難しければ、記帳代行などを検討する
どこまで自分で対応できそうか整理したうえで、無理のない方法を選んでいただければと思います。自分で続けるのが難しいと感じた場合の選択肢は、記帳は自分でどこまでできる？難しくなる目安と外注を考えるタイミングで詳しく整理しています。
よくある質問
- 会計ソフトは簿記を知らなくても使えますか？
-
操作自体は可能ですが、正しい帳簿を作るには、よく使う取引について最低限の入力ルールを理解しておくと安心です。簿記資格が必須というわけではありませんが、知識が一切不要というわけでもありません。
- 銀行口座を連携すれば自動で記帳は終わりますか？
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連携はあくまで明細を取り込む入り口で、記帳が自動的に完了するわけではありません。取り込まれた明細の内容を確認し、登録する作業が別途必要です。
- クレジットカード明細と領収書は両方入力しますか？
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同じ取引についてカード明細から登録したうえで、領収書からもう一度登録すると、経費が二重に計上される可能性があります。会計ソフトへの登録は重複させず、領収書やレシートなどの証憑は必要に応じて保存しておきましょう。
- 数か月入力していなくても途中からやり直せますか？
-
古い月から順番に整理していけば、途中から立て直すことは可能です。処理量が多い場合は、記帳代行などの外部サポートを利用する方法もあります。
まとめ｜会計ソフトは基本を理解してから使うと続けやすい
会計ソフトは、導入しただけで正しい帳簿が自動的に完成する道具ではありません。最低限の入力ルールを理解し、連携データや残高を確認しながら使うことが大切です。
まず何を入力するのかを整理し、事業用口座やカードを分け、連携状況や仕訳のルールを確認していくことが立て直しの近道です。分からない部分をそのままにせず、公式ヘルプや専門家、記帳代行などのサポートも活用しながら、無理のないペースで進めていきましょう。
